お世話になっております。527号を担当いたします三木祥裕です。
日々物流コンサルティングの仕事をしていると上司への報告、またはお客様への説明など、相手に自分の思いや考えを伝えなければならないシーンが多々あります。今回は自分の思い・考えをしっかり相手に伝えるために気を付けたいポイントを３点紹介させていただきます。
１．伝えたいことを明確にする
まずは自分が伝えたいことや思いを明確にしましょう。
伝えたいことを明確にするために、自分の考えや相手が知りたいことを箇条書きで書き出し、整理することも有効な手段だと思います。「なぜ〇〇という考えになったのか」、と何回か自問自答して自分の考えを深め、伝えたい内容を明確に、かつ考えの根拠もまとめられるように準備しましょう。
２．話す速度に気を付ける
上司への報告やお客様への説明は慣れないうちは緊張してしまうことが多いかもしれません。緊張や予想外の質問をされると頭が真っ白になってしまい、焦りや不安な気持ちから早口になってしまうことがあります。早口で一方的に話してしまうと伝えたいことも伝わりにくくなります。大事なことは慌てないことですので、自分自身の気持ちを落ち着かせるためにも少しゆっくり話すことを心掛けましょう。
３．自分の言葉で伝える
人から言われたことをそのまま伝えるのではなく、自分の言葉にして伝えましょう。「〇〇さんが△△と言っていたから」といって、右から左にそのまま話してもうまく伝わらない場合が多いと思います。まずは「〇〇さんが△△と言っていた」内容を自分の言葉に変換して内容を理解しましょう。その際に新たな疑問が生まれることもあるかもしれません。そういった疑問の解決を重ね、より理解を深めれば自分の知識にもすることができますので、自分の言葉で相手に伝えることを意識しましょう。
本稿では自分の思い・考えをしっかり相手に伝えるために気を付けたいポイントを紹介しました。私自身、「何を言っているかわからない」と言われて落ち込むこともありました。上手く伝わらなかった時は何が足りなかったのか、準備はしっかりできていたかを反省し、試行錯誤を繰り返すことが次の成功のカギとなります。本稿の内容が説明に対して苦手意識を持つ方、お悩みの方にとって少しでもお役に立てば幸いです。
（文責：三木 祥裕）
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（ロジ・ソリューション（株） メールマガジン/ばんばん通信第527号 2024年4月10日）
