物流の現場作業において、作業手順の変更、新しい機器導入による作業内容の追加に伴い、マニュアルを作成、更新する場面があるかと思います。本稿ではマニュアル作成時に気を付けたい基本的なポイントを４つ紹介したいと思います。
わかりやすい目次を作成する
目次には、作業者が知りたい情報をどのページに記載されているか、またはどのページから記載されているかなどについて、時間をかけずに探せるように記載しましょう。マニュアルの内容を一覧化し、情報量が多くなる場合は、内容を大項目、中項目、小項目と整理することでわかりやすい目次を作成することができます。
誰が読んでも理解できるように記載する
作業者が正しい手順で作業するために、誰が読んでも正しく理解し、確実に作業ができるマニュアル作成を心がけましょう。せっかく作成したマニュアルも作業者が理解できなければ意味がありません。文字だけで表現するのではなく、写真や図表を用いた説明をすることで、よりわかりやすいマニュアルが作成できます。
問題が発生した時の解決方法も記載する
発生の可能性がある問題をマニュアル作成時の段階で予測し、解決方法を記載しましょう。解決方法を漏れなく記載することで、問題が発生した際に作業者がスムーズに対応することができます。また、新たな作業の対応初期段階ではまだ不慣れなので、作業者の不安を少しでも取り除くという意味でも記載することを推奨します。
作成したマニュアルを使用して作業してみる
マニュアルを作成した後、そのマニュアルを使用して実際に作業してみましょう。作業したときに内容が明確ではない、理解ができない場合は作業手順を見直し、修正します。第三者に作業してもらい、改善が必要な個所を指摘してもらうことも有効な手段です。マニュアル作成者が想定していなかったような問題も発生するかもしれません。その場合は新たに対応手段を追加しましょう。検証と修正を繰り返すことで、わかりやすく正しい作業ができるマニュアルを完成させることができます。
本稿ではマニュアル作成時に気を付けたいポイントを説明しました。基本的な内容にはなりますが、おろそかにしてしまうと作業内容が理解できず、確認の二度手間、三度手間が発生してしまう恐れがあります。正確かつ確実な作業ができるようなマニュアルを作成するために、本稿の内容が少しでもお役に立てば幸いです。
（文責：三木 祥裕）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（ロジ・ソリューション（株） メールマガジン/ばんばん通信第513号 2023年9月20日）
★掲載された記事の内容を許可なく転載することはご遠慮ください。
ロジ・ソリューションでは、物流に関するいろいろなご支援をさせていただいております。何かお困りのことがありましたらぜひお声掛けください。（お問い合わせはこちら）
