今回は、資料作成についてお話しします。（前回資料はこちら）
資料と一口に言っても、提案書とプレゼンテーション資料の特性を理解して作成する必要があります。提案書は、それだけで内容がわかるものです。従って内容は丁寧に説明される必要があります。一方プレゼンテーション資料は、それだけを持ち帰って参加していない人が見てもあまり理解できないものですが、プレゼンテーションを行う会場では話のポイントだけが書かれていて大変有効なものです。
どちらがよいというのではなく、場面ごとにどのような資料が必要なのかを考えることが必要です。物流コンペでは、提案書でプレゼンテーションをすることが多いと思いますので、両方の要素を兼ね備えた資料作成が必要になります。
資料作成の流れは、
- 「ストーリーの作成」
- 「インデックスの作成」
- 「手書きスライド（原稿）の作成」
- 「スライドの電子化」
- 「全体構成の確認」
となります。
中でも重要なのは、ストーリーの作成です。流れるようなストーリーの小説は読者を引き込みますが、流れるようなプレゼンテーション資料は聞き手を引き込み、理解・納得・行動の目的達成に近づけてくれます。流れるようなストーリーこそが、聞く側にとって理解しやすいポイントなのです。
ストーリーに沿ってインデックスを作成し、手書きスライドを作成します。出来上がったスライドをもとにストーリーを確認しますが、スムーズに流れないところがあれば、内容が不足していたり多かったりしていることが考えられます。そこでスライドの順序を変えてみたり、追加のスライドを作ったりして、ストーリーを完成させていきます。この作業を効率的に進めるためには、最初から章や項目などの番号はつけないことが必要です。
なぜ手書きをするのかという疑問をお持ちかもしれませんが、経験上手書きの方がいろいろな考えをまとめるのに適していますし、スライドの電子化は多くの人で対応できるのに対し、元の原稿を作れる人は限られるためです。
ここまでくれば、後は電子化して資料を完成すればよいわけです。
次回は、プレゼンテーション資料の作成の続きです。構成やスライド作成のポイントについて取り上げたいと思います。ポイントは「ロジカルシンキング」です。ご期待ください。
（文責：中谷 祐治）
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（ロジ・ソリューション（株） メールマガジン/ばんばん通信第385号 2018年7月18日）
