業務カルテの重要性について

最近寒さが少しずつ和らいできたように感じます。
この季節、人事異動などで引き継ぎ書を作成された方が少なからずいらっしゃるかと思います。
先日ある事業所の作業料金の妥当性について検討をおこないました。
その検討の中で、請求作業料金毎に過去からの経緯を文面等にまとめておくことの重要性に気付かされました。

現行の作業料金については当然ながら契約書・覚書・引き継ぎ書等は存在しますが、作業料金を設定した経緯、条件(時間帯、場所、設備、環境、対象アイテム、業務範囲等)について詳細な記録が残っておりませんでした。
長い月日の中で仕事の内容が少しずつ変化して当時より生産性が悪化していることが想定されるものの、何がどう変化したのかベンチマークもなく評価がしづらい状況となっていました。

また、料金設定時は空き時間を利用して作業をおこなう設定だったものが、いつしか環境変化により新たに1名人員を導入していたというケースも発生していました。
検討の方向性として、請求作業料金毎に下記内容で業務の棚卸をすることにしました。

1.業務開始からの経緯
2.現行の作業内容
3.請求内容
4.支払内容

上記4つについて可能な限り具体的に取り纏め、過去の取り決め内容が不明確なものについても現状の作業内容・条件を取り纏めました。
この作業内容/料金設定時の経緯把握により、現状とのギャップ比較が可能となりました。更に、今後将来に渡って使えるツール(業務カルテ)として継続して更新することにしました。

引き継ぎ書とは、新しい担当者に対し、現状の業務内容と顕在化している課題及び今後想定される課題等について申し送りするものですが、上記「業務カルテ」の様なデータベースがあれば、引き継ぎ書に付随した資料として大変有効なツールになると想定されます。

(文責:金森 浩)

上記の様な請求作業料金毎の過去からの経緯が不明で現状評価がしづらいというお悩みがあれば、是非業務カルテの整備・作成を検討してみてはいかがでしょうか。(お問い合せはこちら

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(ロジ・ソリューション(株) メールマガジン/ばんばん通信第320号 2016年3月30日)

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