プレゼンテーションは奥が深い!-4

前回は、プレゼンテーション資料の作成についてお話ししました。(前回はこちら

今回も、その続きをお話ししたいと思います。

プレゼンテーション資料の構成は、「前段」「本題」「まとめ」で構成します。

「前段」は、プレゼンテーションの入り口で全体像を示す部分です。

この全体像を示す前に、まず聞き手の興味関心をつかみ、プレゼンテーションの内容へスムーズに誘導するアクションが必要です。漫才コンビが登場した時に「つかみ」と称して最初に笑わせていますが、プレゼンテーションにおいても同じです。これは、「アイスブレイク(ice break)」といわれますが、プレゼンテーション時の緊張感を冷たい氷に例え、氷を壊すこと、すなわちその緊張した場や雰囲気を溶かすことを意味しています。内容は、聞き手の興味関心をつかむための軽いトークで、テーマに関連する最近のエピソードなど、聞き手がつい身を乗り出したくなるものにします。

聞き手が興味を持ったら、ここでプレゼンテーションの全体像を示します。これは、聞き手に全体構成を理解してもらい話を進めたほうが、理解度を高められるからです。これを効率的に行うコツは、「もくじ」を利用することです。逆に資料の構成や中身について「もくじ」を通して見直すことで、よりよい資料が作れます。

マイクロソフト社のパワーポイントの場合、意外に使われていない簡単な作成方法があります。以前のバージョンではアイコンをクリックするだけでできましたが、現在は少し複雑です。スライド作成時に必ずタイトル欄を利用し、ここに「もくじ」にしたいタイトルを入れてスライドを作成します。出来上がったら、アウトライン表示をさせると各スライドのタイトルが並んで表示されますので、これをコピーして「もくじ」のスライドに貼り付け、内容を整えれば出来上がりです。タイトル欄を使っているとページ間のリンク作成なども簡単に行えますので、タイトル欄の作成は重要です。

「本題」は、言うまでもなく話し手が聞き手に伝えたいことを記載する部分です。伝えたいメッセージも主となるもの、従となるものを構造的に考えておくと、聞き手がわかりやすいものになります。

伝えたいメッセージのあと、根拠や理由などを付けていくような形です。あくまでも主となるメッセージや結論などから構成することが必要です。

スライドの項目は、3つにまとめるのがよいとされています。定かな理由は不明ですが、確かにそのようなスライドが多いことに気づきます。一説によると人が非常に安心感を覚えやすいためとのことです。不思議なものです。

次回も、プレゼンテーション資料の作成の続きでストーリーの作成についてお話しします。

(文責:中谷 祐治)

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(ロジ・ソリューション(株) メールマガジン/ばんばん通信第389号 2018年9月12日)

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