プレゼンテーションは奥が深い!-3

前回は、プレゼンテーション資料の作成についてお話ししました。(前回はこちら

今回は、資料構成やスライド作成のポイントについてお話ししたいと思います。

プレゼンテーション資料の作成の際、マイクロソフト社のパワーポイントというソフトで作成することが現在一般的です。いろいろ機能があって、特に使い始めは凝ったものを作成しようといろいろ試したものです。しかしながら、プレゼンテーション資料の作成の目的は、凝った資料を作成することではなく、こちらの考えを伝えることにあることを念頭に置くべきです。その観点からすると、相手にこちらの考えが伝わる資料であれば、シンプルなほうが、生産性は高くなると思われます。

資料と簡単に表現しましたが、資料を作成する際「提案書」と「プレゼンテーション資料」の違いを考えて作成する必要があります。

「提案書」は、その資料だけで説明がなくても内容が伝わるものです。このような資料は、提案先の社内での活用も可能ですので、幅広く情報を伝えるためには有効です。しかしながら、そのためには内容の説明などを細かく記載することが必要となり、どうしてもスライド上には、文字や図が多くなります。

一方、「プレゼンテーション資料」は、プレゼンターが聴衆に対して伝えたいことを伝えるための資料ですので、大きな文字で項目だけといったシンプルなものが多いと思います。これは資料だけ入手しても説明がなければ、十分に内容を理解することは不可能です。例えば、セミナーなどで配布される資料が社内回覧されてきても、見ただけではよく理解できないということです。

物流コンペ(詳しくはこちら)においては資料作成の時間が限られており、提案書でプレゼンテーションをすることがよくあると思いますが、「提案書」と「プレゼンテーション資料」の目的を考慮した資料作成が必要です。つまり、資料だけでもある程度理解ができ、かつプレゼンターが聴衆に向かって説明しても要点を理解できるものです。このバランスを取るのが非常に難しいのですが、それぞれの状況を考慮して作成することが必要です。

前回の最後に、プレゼンテーション資料のポイントは「ロジカルシンキング」とお話ししましたが、プレゼンテーションソフトの構造がとてもこの表現に向いた作りとなっていますので、うまく活用していくことが必要です。「ロジカルシンキング」についての説明は省かせていただきますが、MECE(ミーシー、Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive、モレなく、ダブりなく)とピラミッド構造(物事を構造的に分解して捉えること)を意識すれば、わかりやすいスライドが生産性高く作成できます。

具体的には、スライドのテキストボックスに箇条書きの機能を活用することです。パワーポイントですと「Tab」や「Shift+Tab」で箇条書きを前後できますので、これを活用してモレなくダブリなく項目を箇条書きし、ピラミッド構造でさらに下位の項目は、箇条書きの1ランク下に書き込めばよいわけです。

次回も、プレゼンテーション資料の作成の続きです。スライド作成のテクニックについて取り上げたいと思います。ご期待ください。

(文責:中谷 祐治)

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(ロジ・ソリューション(株) メールマガジン/ばんばん通信第387号 2018年8月22日)

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