前回からの続きの内容になります。
提案の内容とスケジュールについて考えて見ましょう。提案内容は自社が聞きたい内容を整理して示します。提案してほしいインデックスと大まかな内容を書くとわかりやすいでしょう。 その際に注意が必要なのは、評価がしやすいような体裁を考えることです。提案用のフォームなどを作って提示しますが、まとめすぎると評価が難しくなりますし、細かすぎると記入するほうができなくなります。ある程度明細まで入れることができ、組み立てがわかるようなフォームが必要です。
提案日時は、時刻まで書くことが必要です。また、月曜日にすると提案のために、最悪何かの理由で完成が遅れても土曜日、日曜日に作業する余裕が出来るのでよいでしょう。全体スケジュールの中に、提案から結果の連絡までのスケジュールを記載します。現在は提案依頼先の検討時間は短く、依頼元の検討期間が長くなりがちです。提案する側にあまり時間がないと検討がラフになります。内容のボリュームによりますが、適当な検討期間を設定することが重要です。また、提案までには必ず質問と回答(Q&A)の時間をとることが必要です。Q&Aはフォームを作成して、メールにてやり取りします。その回答は、質問した会社だけに回答する場合と全社に同じ情報を流す場合がありますが、提案の条件を同じにするためには、全社にすべてのQ&Aを共有化することが必要です。Q&Aの一環として、現在取引のない会社が含まれている場合、現場見学会を開催することも有効です。また、社内用語が一般的な理解と違うことはよくあることです。必要なら単語集を準備し、できるだけ業務内容をわかってもらいその上で提案をもらうようにします。
提出方法は、メールにて提案書を電子データで期日までに受け取る形とし、ハードコピーは宅配便などで送付してもらうのがよいでしょう。提案に際して、内容をよく理解してもらい、よりよい提案をもらう、提案を受けた側は正しく評価できる、そんな工夫が必要です。
（文責：中谷）
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（ロジ・ソリューション（株） メールマガジン/ばんばん通信第135号 2011年7月20日）
